O processo de certificação do sistema de gestão da qualidade de sua organização!

Depois da implantação do Sistema de Gestão da Qualidade, ficamos no impasse: vamos buscar a certificação do nosso sistema? Como é esse processo? Quanto vai nos custar? É demorado? Será que estamos prontos, vamos conseguir?

Pensando em desmistificar o processo de certificação de um SGQ, buscamos informações que julgamos importantes para a tomada da decisão de buscar essa certificação, que nos colocará em pé de igualdade com empresas de nível mundial no que diz respeito às melhores práticas de fabricação ou de prestação de serviços.

Então, como obter a certificação?

A jornada para alcançar a certificação não é um caminho sem obstáculos, é um caminho árduo que vai depender de muito trabalho, dedicação e comprometimento de todos.

Primeiro estágio – Conheça a norma e entenda qual a necessidade da instituição:

Dependendo do objetivo do seu SGQ, teremos uma norma específica:

1.1. ABNT NBR ISO 9001:2015 – Sistemas de gestão da qualidade – Requisitos;

1.2. ABNT NBR ISO 14001:2015 – Sistemas de gestão ambiental – Requisitos e orientações para uso;

1.3. ABNT NBR ISO 45001:2018 – Sistema de gestão de saúde e segurança ocupacional – Requisitos e orientações para uso;

1.4. ABNT NBR ISO / IEC 17025:2017 – Requisitos gerais para a competência de laboratórios de ensaio e calibração;

1.5. Manual Brasileiro de Acreditação – Organizações Prestadoras de Serviços de Saúde – ONA, dentre outras.

É importante que todos os envolvidos conheçam e entendam a norma de referência e entendam qual o seu papel e como pode contribuir para com os resultados do SGQ, através de treinamento específico.

Segundo estágio – Implante o SGQ:

Como já dissemos, “um sistema de gestão da qualidade, implantado com a adesão de todos, traz consigo alguns benefícios, dentre eles: redução dos desperdícios, redução das variabilidades e aumento da previsibilidade dos resultados, aumento de produtividade e contribui fortemente para o aumento da satisfação dos clientes, além do cumprimento da missão e alcance da visão!”

É necessário que os gestores acompanhem de perto os processos de implantação dos sistemas de gestão da qualidade, que facilitarão o monitoramento, o fluxo dos processos, a tomada de decisões e a melhoria contínua da empresa (maiores detalhes, veja nosso artigo: “Por que Implantar um Sistema de Gestão da Qualidade?”.

Terceiro estágio – avalie o SGQ:

É de fundamental importância que o sistema implantado seja avaliado com relação à sua aderência à norma de referência, a política da qualidade e seus objetivos e quanto ao cumprimento das informações documentadas e retidas e a sua eficácia na obtenção dos resultados esperados, ou seja, a conformidade do sistema com a norma escolhida.

Considere a auditoria como um instrumento de melhoria contínua do seu SGQ.

Isto é feito através de uma auditoria interna do sistema, que pode ser realizada com pessoal próprio capacitado na norma e com experiência em auditoria interna (ABNT NBR ISO 19011:2018), ou através de uma consultoria contratada para tal.

Trate todas as possíveis não conformidades apuradas e implante todas as oportunidades de melhoria.

Quarto estágio – Contrate o organismo certificador:

O organismo certificador autorizado pelo INMETRO no Brasil: são empresas autorizadas a realizar a auditoria de certificação e de manutenção e a emitir o Certificado de conformidade do sistema de gestão com a norma de referência.

No caso da ABNT NBR ISO / IEC 17025:2017, os organismos certificadores são as Redes Metrológicas que atestam o reconhecimento de competência do laboratório e o próprio INMETRO que faz a “acreditação” do laboratório.

No caso da Acreditação na prestação de serviços de saúde, o serviço deverá escolher uma (IAC) Instituição Acreditadora Credenciada pela Organização Nacional de Acreditação – ONA para realização desta auditoria.

Por razões éticas quem prepara a empresa não pode emitir o certificado. Portanto Instituições acreditadoras não prestam serviço de consultoria.

No momento adequado, devemos buscar esses organismos nos sites das acreditadoras para fazer uma consulta sobre o investimento a ser feito.

Quinto estágio – auditoria de certificação:

Após o tratamento de possíveis não conformidades, observações e oportunidades de melhoria identificadas durante a auditoria interna e contratado o organismo certificador, está na hora da “onça beber água”, do “frio na barriga”: hora da auditoria de certificação.

A auditoria é composta por duas partes.

Na primeira parte, o auditor verifica:

• se a empresa atende aos requisitos da norma de referência e às exigências legais e regulamentares;
• a aderência das informações documentadas mantidas (procedimentos) à norma de referência;
• se existe nenhum item não contemplado em seu Sistema de Gestão;
• apontar as conformidades, oportunidades de melhoria e não conformidades apuradas na documentação da organização.

Na segunda parte, o auditor verifica a execução de todos os processos da empresa e a conformidade dos produtos e serviços ofertados por meio de entrevistas e observação com os responsáveis pelos processos.

Se os requisitos estiverem consistentes o auditor recomendará a certificação da empresa.

Entretanto, quando o resultado da segunda etapa não é satisfatório é agendada uma auditoria de follow-up em até 03 meses para que o auditor possa verificar a implementação das ações corretivas e então emitir o resultado oficial.

Sexto estágio – certificado na mão:

• Sexto estágio – certificado na mão:

Ufa!!! Valeu o esforço, a dedicação, as noites mal dormidas, os conflitos, os valores investidos.

É hora de fazer valer tudo isso. Missão cumprida: hora de celebrar e divulgar o certificado.

Avise seus clientes, divulgue no seu site, nas mídias sociais, ou seja, em todos os meios de comunicação possíveis.

Faça valer todo sacrifício e faça do sistema de gestão uma arma poderosa de melhoria contínua e de agregação de valor para os seus clientes! Pois o que mais importa é a satisfação do seu cliente!

Conte com a Ação Consultoria para auxiliá-lo em todas os estágios do seu sistema de gestão da qualidade.